会議を上手に進めていくことができるとみんな喜びます。
そもそも会議とは、みんなあまりしたくないものの一つですから、実のあるものにしてなるべく早く終わらせることが大事です。
何のためにこの会議を行なうのか、目的をしっかりと伝えて参加者の理解を得ることが大切です。
できれば事前にその趣旨を伝えておくと良いでしょう。使う資料も前もって送信しておくと心構えができると思います。
資料にはアジェンダという進行表も添付して、こんな流れでやりますよという事前予告をして、発言者にも連絡を入れておくと安心感を持ってもらえて喜ばれるでしょう。
何より会議とは、何かを決めて動き出すことができる状態になることがゴールだと思います。
そして次の会議の時には、どこまで進んだかを共有し、計画通りなのかそうでないのかを参加者みんなで確認することで抜け漏れを防ぐことができます。
目的を達成することができれば、参加者も司会進行の役割の人もモチベーションは上がるでしょう。
