皆さんの会社でも、営業報告会議、業務改善会議、業務進捗会議、広告宣伝会議などなど、実にたくさんの会議が日々行われていることでしょう。
その会議で使う資料を作成し、プリントアウトからまとめて綴じて、などの作業を少ない人数で準備します。
直前で、個々の数字ちょっと確認してくれないかな？？とか●●事業の見込み数字も追加で入れて欲しいんだけど！！なんてことをリクエストされて急いでやり直す、なんてことも少なからずありますよね。
そのくせ実際の会議が始まると全然違うテーマに話がずれていき、肝心の資料に基づく説明はものの5分もできず、せっかく作った資料はそのまま出席者のデスクに山積みされていくのです。
本当に疲れます…。なぜこのようなことが繰り返されるのでしょうか。
多くの会議に出席する人は、課長や部長などそれなりに役職の高い管理職が参加する会議から、部署単位でのこじんまりとした業務進捗会議まで多くの種類があります。
その会議の性格にもよりますが、大きな問題は「何が目的なのかわからない」ということです。
この会議を行うことで、「自分たちは何をすれば良いのか」「その結果、こう変わっていくだろう」など、その先が見えてくれば良いですね。
社長や取締役、部長などの役職が高い人がずっと話している会議も多いものです。一応議事進行があったとしても途中から割り込んできて結局その方がずっと喋っている…。周りで聞いている社員はうんうんとうなずいたりノートをとったりするものの、そのほとんどは頭に入っていないでしょう。
良い会議を定着させるには、何よりもテーマが大事です。出席しているメンバーから率先して意見を出してもらいたいわけですから、みんなが前向きになれる楽しいテーマを設定することが大切です。
次の予告をするということも忘れずに。今回の議事進行をふまえて次までに行う宿題は何か、改めて確認しましょう。そして次回の日程が決まっていればその告知を。
決まっていなければ、予定で構わないので次の日程候補を伝えましょう。各自がその調整をしてくれます。
毎回、その時の発言内容を議事録に残して参加者や、関係部署に回覧することをクセ付けると良いでしょう。当たり前の事ですが、意外とできていないものです。
本来は、会議はしなくてもいい場合はしない。と決めたほうが良いですね。その方が貴重な時間を実務に充てることが出来て成果が上がるからです。
ただし、どうしても（立場上）会議をすることが必要な場合には、せめて成果が感じられるものにしたいですね。
そのためにはきちんとゴールを決めて何が決まったら成果とみなすのか。これをきちんと決めておくことです。
ぜひ、皆さんの会議も成果が上がるものにしてください。
