どうせ会議するなら成果を出そう

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多くのビジネスマンにとって毎日、毎週の会議はとても憂鬱に感じているのではないでしょうか。

iPhone8で撮影

今行われている会議の問題点

みんな会議に疲れてる

皆さんの会社でも、営業報告会議、業務改善会議、業務進捗会議、広告宣伝会議、、、実にたくさんの会議が日々行われていることでしょう。

その会議で使う資料を作成し、プリントアウトからまとめて綴じて、などの作業を少ない人数で準備します。

直前で、個々の数字ちょっと確認してくれないかな??とか●●事業の見込み数字も追加で入れて欲しいんだけど!!なんてことをリクエストされて急いでやり直す、なんてことも少なからずありますね。

そのくせ実際の会議が始まると全然違うテーマに話がずれていき肝心の資料に基づく説明はものの5分もできずせっかく作った資料はそのまま出席者のデスクに山積みされていくのです。

嗚呼、ほんとに疲れます。。。なぜこのようなことが繰り返されるのでしょうか。

何が目的なのかわからない

多くの会議に出席する人は、課長や部長などそれなりに役職の高い管理職が参加する会議から、部署単位でのこじんまりとした業務進捗会議まで多くの種類があります。

その会議の性格にもよりますが、大きな問題は「何が目的なのかわからない」ということです。

この会議を行うことで、「僕たちは何をすれば良いのか」「自分たちの結果がこう変わるだろう」など、その先が見えてこないのです。

ダメな会議のやり方

一部の人しか発言しない

社長や取締役、部長などの役職が高い人がずっと話している。一応議事進行があったとしても途中から割り込んできて結局その方がずっと喋っている。。周りの聞いている社員はうんうんとうなずいたりノートをとったりするものの、そのほとんどは頭に入っていないでしょう。

人の意見が否定される

結論が出ない

どうすれば良い会議になるか

役割を明確にする

目的を明確にする

行動するための結論を示す

良い会議を定着させるには

ワクワクするテーマを設定する

何よりもテーマが大事です。出席しているメンバーから率先して意見を出してもらいたいわけですから、みんなが前向きになれる楽しいテーマを設定することが大切です。

次回の予告を入れる

次の予告をするということを忘れずに。今回の議事進行をふまえて次までに行う宿題は何か、改めて確認しましょう。そして次回の日程が決まっていればその告知を。

決まっていなければ、予定で構わないので次の日程候補を伝えましょう。各自がその調整をしてくれます。

議事録を作つて回覧する

毎回、その時の発言内容を議事録に残して参加者や、関係部署に回覧することをクセ付けると良いでしょう。当たり前の事ですが、意外とできていないものです。

まとめ

本来は、会議はしなくてもいい場合はしない。と決めたほうが良いですね。その方が貴重な時間を実務に充てることが出来て成果が上がるからです。

ただし、どうしても(立場上)会議をすることが必要な場合には、せめて成果が感じられるものにしたいですね。

そのためにはきちんとゴールを決めて何が決まったら成果とみなすのか。これをきちんと決めておくことです。

ぜひ、皆さんの会議も成果が上がるものにしてください。















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